Jak zarejestrować umowę o dzieło w ZUS? Instrukcja formularza RUD

Jak zarejestrować umowę o dzieło w ZUS? Jak prawidłowo wypełnić formularz RUD i jakie dane są do niego potrzebne? Instrukcja krok po kroku.

Od 1 stycznia 2021 roku przedsiębiorcy i osoby fizyczne są zobowiązani do rejestracji umów o dzieło w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, który prowadzi ewidencję takich umów. Nowe zasady rejestracji umów o dzieło wprowadziły przepisy tzw. tarczy antykryzysowej. Umowy o dzieło są rejestrowane, ale nadal nie opłaca się od nich składek ZUS.

Czas na zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS to 7 dni od dnia zawarcia umowy.

Obowiązek rejestracji umowy o dzieło w ZUS dotyczy płatnika składek lub osobę fizyczną, jeśli zleca wykonanie dzieła i zawiera z wykonawcą dzieła umowę. Osoby fizyczne, które zawarły umowę o dzieło muszą ją zgłosić w ZUS bez względu na to, czy są zarejestrowane w ZUS jako płatnik składek czy też nie.

Kogo nie dotyczy obowiązek informowania ZUS o zawarciu umowy o dzieło?

Stowarzyszenia, fundacje, spółki prawa handlowego, które nie są płatnikiem składek ubezpieczeniowych, nie muszą rejestrować się w ZUS jako płatnik składek, bo nie zgłaszają do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego. Te podmioty nie muszą informować ZUS o zawartych umowach o dzieło.

Ponadto, obowiązek ten nie dotyczy umów o dzieło, które:

• zawrzesz z własnym pracownikiem,
• będą wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale są zawarte z innym podmiotem,
• zawrzesz z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Do rejestracji umowy o dzieło w ZUS służy specjalny formularz RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło). Formularz RUD możesz złożyć elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Formularz RUD jest też dostępny w wersji do samodzielnego wypełnienia i wydruku. Taki formularz można przekazać do ZUS w wersji papierowej.

Dane, które potrzebujesz do wypełnienia formularz RUD to:

• swoje dane, czyli zamawiającego wykonanie umowy o dzieło – dane identyfikacyjne oraz adresowe,
• dane wykonawcy umowy o dzieło – dane identyfikacyjne oraz adresowe osoby, z którą zawarłeś umowę o dzieło,
• informację o zawartych umowach o dzieło – daty zawarcia, daty wykonywania (od-do) oraz liczbę zawartych umów.

Jak utworzyć formularz RUD?

1. Zaloguj się do swojego konta na PUE ZUS.
2. Utwórz dokument  z zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik.
3. Wybierz z bocznego menu [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze].
4. Kliknij przycisk [Utwórz nowy].
5. Wybierz dokument RUD z listy dostępnych dokumentów.

Możesz też użyć filtra i wyszukać np. po nazwie.

6. Zaznacz dokument i kliknij [Utwórz dokument].

Możesz utworzyć wniosek także z menu [Usługi] – [Katalog usług].

Jak wypełnić formularz RUD?

Wyświetli się formularz. Będzie częściowo wypełniony Twoimi danymi. Pobiorą się one automatycznie z profilu na PUE ZUS (w tym adres e-mail). Jeśli na profilu podałeś numer telefonu, będzie również we wniosku.  

Ważne! Dla każdego wykonawcy należy uzupełnić oddzielne zgłoszenie. Na jednym formularzu można wpisać maksymalnie 10 umów zawartych z tym samym wykonawcą. Nie ma możliwości zaimportowania danych do dokumentu z pliku.

Na pierwszej stronie zaznacz X. Możesz zaznaczyć tylko jedno pole – zgłoszenie lub korektę zgłoszenia. Na stronie drugiej uzupełnij pola danymi osoby wykonującej umowę. Dane osoby zamawiającej wykonanie umowy o dzieło i dane osoby przyjmującej zamówienie/ wykonawcy nie mogą być takie same.

Przy dacie urodzenia należy zaznaczyć, że jest obowiązkowo do uzupełnienia, jeżeli nie został podany nr PESEL. Jeżeli nr PESEL jest podany, to data urodzenia pobierana jest z PESEL i nie ma możliwości jej zmiany/edycji.

W części III. Informacja o zawartych umowach o dzieło uzupełnij pola korzystając z kalendarzy:
– data zawarcia umowy
– data rozpoczęcia wykonywania dzieła
– data zakończenia wykonywania dzieła (pole nieobowiązkowe jeśli umowa została zawarta na czas nieokreślony).

Należy uzupełnić przedmiot umowy.

Na formularzu są dostępne dwa bloki. Po uzupełnieniu danych, pojawia się kolejny blok do wpisania kolejnej umowy.

Błędną pozycję można usunąć za pomocą ikony ,,kosza’’ umieszczonego po prawej stronie.

Na ostatniej stronie podaj ilość zawartych umów. Liczba musi odpowiadać ilości umów wskazanych na stronie 3.

Gdy uzupełnisz dokument, kliknij przycisk [Sprawdź] na górze, po prawej stronie,a następnie [Zapisz] i [Zamknij].

Jak wysłać dokument RUD?

Gdy wybierzesz przycisk [Wyślij], wyświetli się komunikat z oświadczeniem, że podpisanie dokumentu oznacza akceptację i podpisanie wszystkich oświadczeń zawartych w tym wniosku.

Jeśli się zgadzasz, kliknij [OK]. Wybierz sposób odbioru wiadomości zwrotnej z ZUS (na PUE lub pocztą).

Jak podpisać formularz RUD?

Formularz RUD możesz podpisać za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• profilu zaufanego (PZ ePUAP),  
• podpisu osobistego (e-dowodu),

Kwalifikowany podpis elektroniczny wydają centra certyfikacji. To usługa płatna. Jej koszt zależy m.in. od okresu ważności certyfikatu.

Profil zaufany jest bezpłatny. Aby go uzyskać, złóż wniosek o profil na stronie internetowej www.pz.gov.pl. Następnie potwierdź swoją tożsamość za pośrednictwem bankowości elektronicznej, w placówce ZUS albo w urzędzie miasta lub gminy.

Podpis osobisty (e-dowód) możesz uzyskać bezpłatnie. Gdy będziesz składać wniosek o nowy dowód osobisty, wskaż, że chcesz uzyskać taki podpis. Odpowiedni certyfikat znajdzie się w e-dowodzie. Aby korzystać z podpisu osobistego, musisz mieć czytnik NFC do e-dowodu oraz zainstalować na swoim komputerze odpowiednie oprogramowanie.