Jak wystawiać faktury zagranicznym klientom – wielojęzyczność i waluty w jednym narzędziu

Istotne znaczenie ma Krajowy System e-Faktur. Faktury wystawiane zagranicznym kontrahentom przez polskiego podatnika co do zasady trafiają do KSeF, jeżeli dana transakcja nie podlega ustawowemu wyłączeniu. Zagraniczny odbiorca otrzymuje wówczas wizualizację dokumentu poza systemem.

Poniżej wyjaśniamy, jak wystawiać faktury zagraniczne oraz obsługiwać sprzedaż międzynarodową w KSeF.

Czym różni się faktura zagraniczna od krajowej?

Faktura wystawiana dla klienta z innego kraju różni się od standardowej faktury VAT pod kilkoma względami. Przede wszystkim może być wystawiona w obcej walucie, z przeliczeniem wartości VAT na złote zgodnie z kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę powstania obowiązku podatkowego. Do tego dochodzi właściwa stawka podatku: w transakcjach B2B wewnątrz Unii Europejskiej stosuje się najczęściej stawkę:

• 0% VAT, co wymaga wcześniejszej rejestracji do VAT UE i weryfikacji kontrahenta w bazie VIES dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT);
• lub oznaczenie “np” (nie podlega, rozróżniane w KSeF w zależności od rodzaju transakcji na “np I” oraz “np II”) z adnotacją o odwrotnym obciążeniu,.

Faktura zagraniczna zawiera dane adresowe obu stron transakcji, a pozostałe elementy zależą od jej rodzaju. W transakcjach wewnątrzunijnych między firmami podaje się numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy (z kodem kraju), natomiast przy eksporcie poza UE obowiązkowy jest NIP sprzedawcy, a identyfikator podatkowy nabywcy z kraju trzeciego można podać, ale nie jest on wymagany.

Osobno, przy wysyłkowej sprzedaży towarów konsumentom z innych krajów UE (WSTO), po przekroczeniu rocznego progu 10 000 euro (42 000 zł) sprzedawca rozlicza VAT w kraju konsumenta – może to zrobić przez procedurę OSS, która pozwala rozliczyć taki VAT w jednej deklaracji zamiast rejestracji w każdym państwie.

Jakie rodzaje transakcji występują przy sprzedaży zagranicznej?

W zależności od charakteru transakcji i statusu nabywcy, sprzedaż zagraniczna może przybierać różne formy:

• WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) – transakcja B2B między podatnikami VAT z różnych krajów UE, objęta stawką 0% VAT przy spełnieniu określonych warunków,
• WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) – odpowiednik WDT po stronie nabywcy,
• eksport towarów – sprzedaż towarów poza Unię Europejską,
• sprzedaż B2C do konsumentów z krajów UE – rozliczana w ramach procedury szczególnej OSS,
• transakcje z odwrotnym obciążeniem – gdzie obowiązek rozliczenia VAT przenoszony jest na nabywcę.

Niezależnie od rodzaju transakcji, każda z nich wymaga wystawienia faktury, a różnice dotyczą sposobu jej rozliczenia (stawki VAT, obowiązku podatkowego, wymaganych elementów na dokumencie), a nie odrębnego typu dokumentu.

Czy faktura zagraniczna musi być po polsku?

Co do zasady każdy dowód księgowy stanowiący podstawę wpisu w KPiR musi być sporządzony w języku polskim, jednak w obrocie zagranicznym dokumenty mogą być sporządzone w języku obcym. Co ważne, urząd skarbowy może zażądać przedstawienia tłumaczenia dokumentu na język polski.

Polski przedsiębiorca może wystawić dwujęzyczną fakturę w większości przypadków, z wyjątkiem sprzedaży na rzecz polskiego konsumenta (osoby prywatnej nieprowadzącej działalności gospodarczej). Fakturę dwujęzyczną można wystawić między innymi dla firm z dowolnego kraju (w tym również z Polski) oraz dla osób fizycznych spoza Polski.

Taka faktura spełnia wymogi polskich przepisów i jednocześnie jest czytelna dla zagranicznego odbiorcy. To szczególnie ważne w relacjach B2B, gdzie faktura jest podstawą do rozliczenia podatkowego po obu stronach transakcji.

KSeF a faktury zagraniczne – kiedy dokument trafia do systemu?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, w której polscy podatnicy wystawiają, odbierają i przechowują faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Korzystanie z systemu jest obowiązkowe dla dużych firm od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r., a dla najmniejszych podmiotów od 1 stycznia 2027 r.

Obowiązek wystawienia faktury w KSeF zależy od statusu wystawcy, statusu nabywcy oraz rodzaju dokumentowanej transakcji.Jeśli sprzedawcą jest polski podatnik z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, jego faktury sprzedażowe co do zasady trafiają do KSeF, nawet gdy kupującym jest firma z Niemiec, Norwegii czy USA.

Sprzedaż zagraniczna – co trafia do KSeF?

Po stronie sprzedaży do systemu trafiają między innymi:

• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
• eksport towarów poza Unię Europejską,
• świadczenie usług B2B dla zagranicznych przedsiębiorców.

Zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do polskiego KSeF, dlatego fakturę należy udostępnić mu w uzgodniony sposób, na przykład jako plik PDF, wydruk lub dokument przesłany przez EDI.

Wizualizacja faktury przekazywana poza systemem powinna odzwierciedlać treść faktury przesłanej do KSeF, a dodatkowo być opatrzona odpowiednim kodem QR umożliwiającym dostęp do dokumentu w KSeF i weryfikację jego danych.

Faktury zagraniczne KSeF – kiedy dokument zostaje poza systemem?

Nie każda transakcja międzynarodowa podlega e-fakturowaniu. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie obejmuje między innymi:

• sprzedaży dla osób prywatnych (B2C), także zagranicznych konsumentów,
• sprzedaży rozliczanej w procedurach szczególnych VAT OSS nieunijnej oraz IOSS,
• faktur wystawianych przez podmioty bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Osobną kwestią są faktury zakupowe – faktury otrzymane od zagranicznych dostawców nie trafiają do polskiego KSeF, ponieważ ich wystawcą jest podmiot nieobjęty obowiązkiem korzystania z Polskiego krajowego systemu. Takie dokumenty przedsiębiorca otrzymuje poza KSeF i rozlicza w ewidencji księgowej.

Jak przeliczać waluty na fakturze zagranicznej w KSeF?

Zgodnie z polskimi przepisami przedsiębiorca może wystawiać faktury zagraniczne w KSeF w dowolnej walucie, na przykład w euro, dolarach czy funtach. Obowiązują przy tym określone zasady:

• Kurs walutowy – przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.
• VAT w złotówkach – niezależnie od waluty kwota podatku VAT zawsze musi być wykazana w PLN.

Program do fakturowania, który sam pobiera i przelicza kwoty według aktualnych kursów, eliminuje tutaj ryzyko pomyłki.

Jak wybrać program do faktur zagranicznych?

Dobre narzędzie do obsługi sprzedaży międzynarodowej powinno łączyć wielojęzyczność, faktury walutowe, różne modele rozliczenia VAT i integrację z KSeF.

Przy wyborze warto zwrócić uwagę na następujące funkcje:

• Faktury dwujęzyczne – możliwość tworzenia dokumentów w dowolnej kombinacji językowej, czytelnych dla obu stron transakcji.
• Automatyczne przeliczanie walut – system sam przelicza kwoty według aktualnych kursów NBP, EBC lub wskazanego banku, a kwoty VAT zapisuje w złotówkach zgodnie z przepisami.
• Weryfikacja kontrahentów w VIES.
• Pełny zestaw szablonów dokumentów – szybkie wystawienie faktury VAT, proformy, korekty, dostosowanej automatycznie do rodzaju transakcji np. WDT, WNT, OSS oraz faktury z odwrotnym obciążeniem (reverse charge), z automatycznym pobieraniem danych kontrahenta i opisów produktów.
• Obsługa KSeF – wysyłka faktur bezpośrednio z systemu do klienta i do KSeF oraz śledzenie ich statusu, co daje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Podsumowanie

Sprzedaż zagraniczna wymaga programu, który obsługuje wiele języków, walut i typów dokumentów bez konieczności ręcznego dostosowywania każdej faktury. Automatyczne przeliczanie kursów, weryfikacja VAT UE w bazie VIES, faktury dwujęzyczne oraz integracja z KSeF realnie przyspieszają pracę i zmniejszają ryzyko błędów podatkowych.

Jeśli szukasz narzędzia do fakturowania zagranicznego, warto zapoznać się z Fakturownią – programem obsługującym faktury w 38 językach i wszystkich walutach świata, z automatycznym przelicznikiem kursów NBP, weryfikacją VIES, fakturami dwujęzycznymi oraz integracją z KSeF. Program jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z przepisami, a jego pełne możliwości można przetestować bezpłatnie przez 30 dni.